Pada saat Anda menulis sebuah email, Anda tentu akan mencantumkan
alamat email orang yang dituju ke kolom "To" karena Anda tahu
kegunaannya. Akan tetapi, ada dua opsi lain yang biasa ditawarkan, yakni
"CC" dan "BCC". Mungkin Anda telah melihatnya pada program email Anda,
tapi tahukah Anda perbedaan dan kegunaannya?
UNTUK APA SAYA TAHU PERBEDAANNYA?
Mungkin Anda berpikir bahwa tanpa mengetahui perbedaaan dan
kegunaannya-pun Anda tetap dapat menjalankan fungsionalitas email dengan
baik. Jadi Apa kegunaannya Anda mengetahui perbedaan ini? Berikut
beberapa alasan mengapa Anda harus tahu perbedaannya.
- Menghindari daftar alamat email yang panjang
Pada kenyataannya, jika Anda hanya menggunakan kolom "To" mungkin
fungsionalitas email dapat dijalankan, tapi pernahkah Anda mendapatkan
email yang tujuannya tidak jelas dikirim untuk siapa? Bahkan alamat
email Anda berada di antara daftar panjang alamat email lain yang sama
sekali tidak Anda kenal.
Tidak hanya ini merupakan etika yang buruk, tetapi juga terkadang
menyebalkan karena beberapa orang akan salah menggunakan alamat email
Anda pada saaat forward email.
- Privasi terkait alamat email
Pada saat seseorang memberikan Anda alamat email mereka, baik secara
langsung atau melalui pesan email maka ada harapa tersembunyi bahwa Anda
dipercaya untuk tidak menunjukkan alamat email tersebut ke orang tidak
dikenal.
- Jangan sampai Anda dianggap spammer
Pastikan orang yang Anda kirim memiliki alasan untuk menerima email
Anda atau mereka akan memperlakukan email Anda sebagai spam. Bahkan
beberapa orang yang begitu melihat daftar alamat email penerima yang
panjang, akan menganggap email itu spam.
Karena, tingkat spam itu sendiri sangatah tinggi sekarang ini. Oleh
karena itu, buatlah setiap orang berpikir bahwa Anda bukan bagian dari
spam itu melainkan seseorang yang dapat menjalankan dan mengerti
fungsionalitas email dengan baik. Dengan kata lain, seorang profesional.
JADI, APA PERBEDAANNYA?
Anda telah tahu alasan mengapa Anda harus mengetahui perbedaan dan
kegunaan dari To, Cc, dan Bcc, sekarang mari kita lihat apa perbedaan
dari ketiga kolom tersebut.
- To
Seperti yang telah Anda ketahui, kolom To tentu saja merujuk ke alamat
penerima. Tapi isi kolom ini hanya dengan penerima utama dari email yang
Anda buat.
- CC (Carbon Copy)
Gunakan ini untuk diisi dengan alamat-alamat email lain selain si
penerima utama. Semua alamat email yang ada di sini akan mendapatkan
copy dari email terkait. Semua orang yang berada di kolom CC akan dapat
melihat alamat email lainnya yang berada di kolom To dan CC.
- BCC (Blind Carbon Copy)
Sama halnya dengan CC, semua alamat email yang berada di kolom ini akan
menerima copy dari email. Bedanya adalah semua penerima, baik itu di
kolom To, CC atau BCC itu sendiri tidak akan dapat melihat alamat email
orang lain yang berada di kolom BCC.
Beberapa program email menyebut email yang berada di kolom ini sebagai 'Undisclosed Recipients' (penerima rahasia).
Penerima yang berada di kolom CC dan BCC, tidak diharapkan untuk
melakukan suatu tindakan terkait atas email tersebut, seperti membalas
email tersebut misalnya. Dan biasanya, BCC hanya digunakan untuk bukti
atau backup dari email tanpa perlu diketahui oleh penerima lainnya.
KAPAN PENGGUNAAN YANG TEPAT?
Sebenarnya, tidak ada kata 'tepat' atau 'benar' dalam penggunaannya,
karena ini bersifat relatif tergantung atas alasan si pengirim. Tapi
berikut adalah beberapa contoh nyata dari kapan penggunaan seharusnya.
- To
Kolom To ini sudah pasti Anda isi, dan isilah dengan penerima utama
dari email terkait. Contoh nyata dari penggunaan kolom ini-pun sangatlah
banyak dan dapat dikatakan selalu benar, terkecuali jika Anda
mengisinya dengan daftar alamat email yang panjang dan tidak jelas.
- CC
Anda mungkin ingin menggunakan kolom CC ini pada saat Anda meminta cuti
ke manager Anda tetapi juga ingin memberitahukan pihak lain seperti HRD
(Human Resource Department) bahwa permintaan telah dibuat.
Tindakan harus ditangani oleh manajer, tetapi permintaan harus
diketahui oleh pihak HRD. Maka letakkan alamat email HRD di CC dan
alamat email si manajer di kolom To. Alasannya adalah karena manajer
adalah orang yang akan menangani email tersebut, sedangkan HRD hanya
akan mencatat permintaan tersebut tanpa melakukan aksi terkait email
tersebut.
- BCC
Digunakan jika Anda ingin mengirim sebuah email dengan banyak alamat
email tetapi Anda tidak ingin penerima lain mengetahui beberapa alamat
email lainnya. Jika begitu, itu adalah saat yang tepat untuk menggunakan
kolom BCC, karena BCC memperbolehkan Anda untuk mengirim email ke
beberapa alamat email tanpa penerima lain mengetahui alamat email pada
kolom BCC.
BAGAIMANA CARA MENGIRIM EMAIL KE ALAMAT BCC?
Alamat email yang ada di BCC mungkin tidak terlihat, tetapi beberapa
program email tetap memperbolehkan Anda untuk mengirim email ke
alamat-alamat email tersebut. Untuk cara spesifiknya, berbeda pada
setiap program email. Anda mungkin ingin mencarinya di Internet, tetapi
cara umum akan tetap dibahas berikut ini.
- Buat email baru (compose) di program email Anda
- Masukkan "Undisclosed Recipients" pada kolom To:, diikuti oleh alamat email Anda dalam "<",">"
- Kolom To: Anda akan terlihat seperti: "Undisclosed Recipients "
- Jika Anda ingin melakukan ini dengan cepat, maka daftarkan "Undisclosed" sebagai nama pertama dan "recipients" sebagai nama terakhir ke buku email Anda.
- Jika Anda ingin menambahkan alamat email lainnya, letakkan alamat email si penerima di kolom BCC, dipisahkan oleh koma jika banyak.
- Isi email Anda dengan pesan atau isi yang Anda inginkan
- Kirimkan.
TERIMAKASIH SUDAH BERKUNJUNG KE BLOG INI, SEMOGA ARTIKEL INI MENAMBAH WAWASAN & MEMBERIKAN MANFAAT BAGI KITA SEMUA YANG MEMBACANYA...JANGAN LUPA UNTUK SELALU BERKUNJUNG KEMBALI...KARENA MASIH BANYAK ARTIKEL MENARIK LAINNYA YANG MENUNGGU UNTUK DIBACA OLEH PARA SOBAT SEMUA.
SELURUH ISI DARI BLOG INI BOLEH DI COPY-PASTE/DISEBARLUASKAN DENGAN SYARAT MENCANTUMKAN LINK SUMBER DARI BLOG INI. THANKS... !
0 Comments