Walaupun menerima uang itu sangatlah adiktif, membuat invoice atau
tagihan merupakan mimpi buruk untuk freelancer, khususnya desainer
dengan kemampuan artistik. Tentu saja Anda tidak ingin memberikan
tagihan yang tidak profesional, berikut 10 tips untuk membantu Anda
dalam membuat sebuah tagihan atau invoice yang profesional dan menarik.
1. GUNAKAN SOFTWARE INVOICING YANG BAIK
Tentu cara terbaik dan termudah untuk menyiapkan sebuah invoice yang
menarik dan profesional adalah menggunakan sebuah software invoicing
yang baik. Jika Anda mencari di Internet, maka Anda akan dapat menemukan
berbagai macam software invoicing, dan tentunya kualitasnya menarik.
Akan lebih baik untuk menggunakan software invoicing online, karena itu
akan membantu Anda mengetahui klien dan jumlah uang yang seharusnya
Anda miliki, serta dapat Anda akses dimana saja. Beberapa tentunya
berbayar, dan beberapa gratis. Tentu saja yang berbayar lebih
berkualitas dan sebanding dengan profesionalitas yang Anda berikan.
Beberapa yang bisa Anda gunakan adalah freshbooks, lessaccounting, dan blinksale.
2. ISI DENGAN KEBIJAKAN DAN KETENTUAN ANDA SENDIRI
Idealnya, Anda pasti menginginkan setiap klien Anda untuk membayar Anda
pada waktunya, akan tetapi terkadang Anda akan menemukan klien yang
membayar setengah lalu kemudian hilang. Bahkan lebih buruk lagi klien
tidak membayar Anda. Untuk meminimalisir hal ini, Anda harus memberikan
ketentuan atau kebijakan di invoice Anda.
Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
- Jenis pembayaran yang dilakukan, cash? cek? transfer?
- Berapa besar yang harus dibayarkan sebagai uang muka (DP)?
- Apakah Anda akan memulai pekerjaan setelah pembayaran atau langsung pada saat itu?
- Berapa hari Anda akan menunggu klien melakukan pembayaran?
- Akankah denda dikenakan jika pembayaran telat?
- Kapankah batas terakhir klien akan menerima pekerjaan?
Anda harus mengetahui bahwa kebijakan ini hanyalah sebuah kerangka
ketentuan dan tidak dipahat di batu. Akan ada dimana Anda harus
memutuskan kapan kebijakan tersebut tidak diberlakukan untuk beberapa
klien.
3. BERITAHUKAN KEBIJAKAN DAN KETENTUAN YANG ANDA MILIKI
Walaupun yang kita bicarakan sekarang adalah mengenai invoice atau
tagihan, tetapi tentu saja hal ini juga terkait dengan bagaimana kita
mengkomunikasikan tagihan tersebut ke klien. Klien tidaklah menyukai
kejutan, beritahukan klien akan kebijakan-kebijakan yang tertera di
invoice Anda dan beritahukan jika perubahan terjadi. Jangan sampai klien
kecewa karena ia tidak menyadari adanya kebijakan tersebut dan bahkan
hal terburuknya ia tidak mau membayar Anda terlebih dahulu karena hal
itu.
Sebagai freelancer, hal ini akan membangun kepercayaan klien ke Anda
karena adanya transparansi. Dan tentunya ini akan membawa peluang
pekerjaan yang lebih baik.
4. PIKIRKAN BAIK-BAIK JUMLAH YANG AKAN ANDA TAGIH
Anda tentunya tidak menginginkan klien kabur dan kaget begitu menerima
invoice atau tagihan yang harganya mengejutkan. Tetapi Anda juga tidak
menginginkan harga Anda jauh di bawah harga pesaing Anda, ini malah akan
mendatangkan klien yang murah padahal ia memberikan pekerjaan yang
panjang dan tidak selesai-selesai. Buruknya, klien akan meragukan
profesionalitas Anda karena harga Anda terlalu murah. Jangan lupa
pertimbangkan apakah ada pajak dan sebagainya.
Setelah Anda memikirkan hal itu baik-baik, barulah letakkan jumlah yang
Anda inginkan. Tentu invoice Anda tidak akan dibilang invoice jika
tidak ada jumlah yang harus dibayar.
5. HUBUNGI KLIEN ANDA DENGAN TELEPON
Jika klien Anda telat dalam melakukan pembayaran, telepon mereka! Anda
tidak perlu sampai datang ke tempat klien Anda atau hanya mengirim pesan
karena itu tidak terkesan personal. Melakukan panggilan telepon itu
lebih bersifat personal dan sering memperlancar keadaan, dibandingkan
dengan email atau pesan yang tidak terkesan formal dan dapat salah
diinterpretasikan.
Gunakan panggilan telepon ini sebagai salah satu peluang untuk
membangun hubungan dengan klien, tentunya Anda tidak akan langsung
menelepon klien Anda dan bilang bahwa ia telat melakukan pembayaran
tanpa basa-basi, betul?
6. BERIKAN CARA PEMBAYARAN YANG DITERIMA
Seperti yang telah dibicarakan mengenai kebijakan tadi, Anda tidak
boleh melupakan bagaimana pembayaran akan dilakukan. Beberapa dari klien
Anda mungkin lebih senang melakukan pembayaran tunai, tapi beberapa
lainnya mungkin dengan cek, kredit, transfer dan sebagainya. Anda cukup
memikirkan cara pembayaran seperti apa yang dapat diterima Anda dan
klien Anda.
Beberapa di antara cara pembayran tersebut dapat melalui tunai, cek,
transfer, kredit, atau bahkan pembarayan online seperti Paypal atau
MoneyBookers. Biasanya yang paling umum adalah PayPal, jika klien Anda
bukan klien lokal.
7. MASUKKAN DETAIL KONTAK ANDA
Pada saat mendesain tagihan, jangan lupa masukkan nama lengkap, alamat,
nomor telepon serta email opsional. Terkadang tagihan Anda tidak akan
langsung sampai ke orang yang akan membayara Anda, tagihan Anda mungkin
akan melalui beberapa orang seperti pemilik, akuntan, finansial dan
sebagainya sebelum dibayarkan. Dengan memasukkan detail kontak Anda,
orang-orang akan lebih mudah untuk melakukan klarifikasi dan menghubungi
Anda jika uang sudah dibayarkan atau ada masalah dalam pembayaran.
Terkadang detail kontak Anda juga dimasukkan sebagai bagian dari pendataan perusahaan klien.
8. BERIKAN PENOMORAN
Sebagai freelancer, Anda terkadang akan menghadapi klien Anda dan dalam
beberapa proses Anda akan mengirim banyak tagihan. Tentunya Anda
membutuhkan sebuah cara untuk memonitor dan mengorganisasikan
tagihan-tagihan Anda.
Salah satu cara terbaik adalah menggunakan sistem penomoran.
Menggunakan sistem penomoran akan membantu Anda untuk mengidentifikasi
tagihan dan mengelompokkanmereka. Ini merupakan cara untuk menghemat
waktu Anda, bahkan terkadang dengan adanya penomoran maka tagihan Anda
akan terlihat profesional.
9. LAKUKAN BACKUP UNTUK SETIAP INVOICE ANDA
Anda harus mengingat bahwa backup adalah penyelamat Anda dalam keadaan
yang mungkin tidak Anda perkirakan seperti kehilangan data atau klien
meminta kembali invoice yang telah Anda berikan serta sebagainya.
Lakukan backup adalah hal yang harus Anda biasakan dalam pekerjaan
Anda. Anda dapat menyimpannya baik sebagai data atau dalam bentuk nyata
seperti fotokopi atau print. Jika Anda menginginkan lebih aman lagi,
Anda dapat menyimpannya di email Anda, ini akan mempermudah Anda untuk
mengirim ulang dan lebih aman.
10. KIRIMKAN TAGIHAN ANDA SECEPATNYA
Kirimkan tagihan secepat mungkin begitu Anda menerima penjelasan
pekerjaan yang diminta klien Anda. Karena apa yang diminta klien Anda
masih jelas di pikiran mereka, tentu jika ada kesalahan dalam keterangan
tagihan Anda, mereka dapat mengkomunikasikan hal tersebut dengan Anda
dan Anda tahu apa yang salah.
Ini juga akan menyebabkan mereka melakukan pembayaran secepatnya,
keterlambatan tagihan juga akan menyebabkan keterlambatan pembayaran.
TERIMAKASIH SUDAH BERKUNJUNG KE BLOG INI, SEMOGA ARTIKEL INI MENAMBAH WAWASAN & MEMBERIKAN MANFAAT BAGI KITA SEMUA YANG MEMBACANYA...JANGAN LUPA UNTUK SELALU BERKUNJUNG KEMBALI...KARENA MASIH BANYAK ARTIKEL MENARIK LAINNYA YANG MENUNGGU UNTUK DIBACA OLEH PARA SOBAT SEMUA.
SELURUH ISI DARI BLOG INI BOLEH DI COPY-PASTE/DISEBARLUASKAN DENGAN SYARAT MENCANTUMKAN LINK SUMBER DARI BLOG INI. THANKS... !
0 Comments